ISO 9000 standartları gözetilerek kurulmuş olan kalite yönetim sisteminizin, bu standart şartlarını karşıladığının, yetkilendirilmiş, bağımsız 3. taraf kuruluşlarca (belgelendirme kuruluşları) denetlenerek onaylanması işlemidir.
ISO 9001 belgesi almak için, öncelikle sistem kurulumunu tamamlamalı, sistemi çalışır hale getirmeli, ondan sonra belgelendirme kuruluşuna müracaat etmeniz gereklidir.
Bunun ardından belgelendirme kuruluşunuz sizden bazı bilgiler isteyecek ve bir belgelendirme sözleşmesi hazırlayacaktır. Bu sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte belgelendirme süreciniz başlamış olacaktır.
Yönetim sistemlerinin belgelendirilmesinde 2 aşamalı bir denetim sistemi uygulanmaktadır:
1. aşamada (Yeterlilik Denetimi-Aşama 1) sizden bazı temel dokümantasyonunuz istenecek ve incelenecektir. Bununla birlikte firmanıza bir ziyaret gerçekleştirilecektir. Bunun amacı saha denetimine hazır olup olmadığınızı değerlendirmek ve sisteminizdeki olası eksiklikleri size önceden bildirmektir.
2. aşamada (Saha Denetimi – Aşama 2)ise belgelendirme kuruluşu tarafından görevlendirilecek denetim ekibi kuruluşunuzu ziyaret edecek ve saha denetimini gerçekleştirecektir. Bunun amacı ise tanımlamış ve dokümante etmiş olduğunuz sistemin etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını değerlendirmektir.
Denetim sırasında, “uygunsuzluk” olarak tanımlanan hususlar gerekçeleri ile birlikte size raporlanacak ve gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirerek bu uygunsuzlukları gidermeniz istenecektir.
Uygunsuzlukların giderilmesinin ardından ise denetim süreciniz tamamlanmış olacak, sertifikalarınız hazırlanarak size gönderilecektir.
Belgelendirme, 3 yıllık bir dönem için geçerlidir ve bu dönem içerisinde rutin ara kontrol denetimleri gerçekleştirilecektir (Genellikle yılda 1 defa).
3 yıllık dönemin tamamlanması ile birlikte, tekrar bir sözleşme yapılacak ve yeni bir 3 yılı kapsayan ” yeniden belgelendirme süreci” başlayacaktır.